Ascent.DBI Workflow

Ascent.DBI Workflow pozwala tworzyć zapis przebiegu procedur postępowania. Oznacza to możliwość śledzenia i oceny zaawansowania wieloetapowych, angażujących wielu pracowników procesów – takich jak realizacja zamówień czy produkcja.

Zapis poszczególnych procesów jest budowany przez użytkownika.Definiuje on kolejne etapy, ich wzajemne relacje (w formie graficznej) oraz uprawnionych do ich edycji użytkowników. Dzięki temu uzyskuje się precyzyjną i efektywną formę prezentacji i zapisu danych, jednocześnie uwzględniając kompetencje uczestników procesu.

Proces

Pojedynczy proces jest dzielony na etapy. Ich relacje i kolejność wyznaczają procedurę postępowania przyjmowaną dla konkretnego rodzaju spraw. Proces może być dowolnie skomplikowany. Ascent.DBI jest w stanie utworzyć zapis bardzo złożonych schematów postępowania – włącznie z powtarzaniem etapów, ich rozgałęzieniami i alternatywnymi drogami wykonania tych samych czynności.

Inicjowanie sprawy

W zależności od konfiguracji systemu, wybrana sprawa może zostać zainicjowana zarówno przez użytkownika Ascenta, jak i przez użytkowników zewnętrznych.

Zapis procesu

Każdy proces może zostać zapisany jako dokument w repozytorium dokumentów – w którym umieszczane są wówczas szczegółowe dane o procesie wraz z wieloma informacjami dodatkowymi. Jest to wygodny i efektywny sposób archiwizacji istotnych spraw, które dzięki temu mogą być w dowolnej chwili analizowane przez odpowiednio uprawnionego użytkownika.

Informacja o zaawansowaniu

Zamykanie etapów sprawy może wywoływać dalszy przepływ informacji, na przykład wysłanie wiadomości e-mail. Kanał, treść informacji oraz adresaci są określani przez użytkownika konstruującego proces (schemat postępowania dla sprawy).

Załączniki do spraw

Informacje o sprawie mogą być uzupełnione przez dołączanie do niej dowolnych dokumentów z repozytorium – zatem zarówno dowolnych plików, jak i wiadomości elektronicznych, zestawień, a nawet innych, zapisanych spraw.

Formularze

Wyświetlanie i wprowadzanie danych mogą się odbywać m.in. dzięki formularzom. Ponieważ formularze są tworzone przez użytkowników, stanowią one wygodny sposób formalizowania zapisu informacji.

Formularze są budulcem procesów, ale znajdują też wykorzystanie w obszarze CRM, kalendarzu czy ankietach.

Badanie efektywności

Budując zapis procesu, określa się normy czasowe i pracochłonność jego poszczególnych etapów. Informacja o zakończeniu poszczególnych etapów, ze szczegółowymi danymi o czasach ich rozpoczęcia i wykonania, jest zapisywana w bazie danych. Dzięki temu dostępna jest zawsze aktualna i pełna wiedza o zaawansowaniu spraw; jednocześnie jest ona podstawą do szacowania rzeczywistej efektywności aparatu biurowego wobec założonych normatyw.

Wymiana danych z systemami zewnętrznymi

Dzięki połączeniu elastycznego budowania procesów z możliwościami standardu SQL, system Ascent.DBI może się stać interfejsem wymiany danych z systemami zewnętrznymi.