Ascent.DBI Office

Ascent.DBI Office służy do zarządzania obiegiem informacji. Pozwala gromadzić dokumenty zewnętrzne (pliki) i systemowe (wiadomości e-mail, raporty i procesy). Ponieważ dostęp do dokumentów jest regulowany ogólnosystemowymi uprawnieniami, każdy użytkownik może dotrzeć do informacji odpowiadających jego kompetencjom.

Jednak Ascent.DBI daje więcej możliwości. W ramach obszaru Office dostępne są narzędzia umożliwiające publikację aktualności (portal korporacyjny) i wysyłanie newsletterów. Forum użytkowników pozwala użytkownikom brać aktywny udział w życiu społeczności. Natomiast wiadomości prywatne mogą być przesyłane przez wewnątrzsystemową pocztę elektroniczną bądź e-mail. Ascent.DBI posiada wbudowaną aplikację do zarządzania wiadomościami e-mail – poczta e-mailowa może być sprawdzana z poziomu systemu, a każda wiadomość zapisana jako dokument.

Dodatkowe narzędzia pozwalają generować zestawienia i analizy danych pochodzących z różnych źródeł (także innych systemów informatycznych) oraz zarządzać pracą innych użytkowników za pośrednictwem indywidualnych i grupowych kalendarzy pracy.

Repozytorium dokumentów

Repozytorium to potężna biblioteka dokumentów. Struktura folderów – odpowiednik sektorów i półek tradycyjnej biblioteki – pozwala zachować przejrzysty układ zapisanych w niej informacji. Dostęp do dokumentów jest uzależniany od uprawnień użytkownika systemu.

Co można umieścić w repozytorium

Dokumentem repozytorium może być dowolny plik (np. pliki .doc, .pdf, .jpg itd.) lub informacja zarejestrowana w systemie Ascent.DBI – zapis przebiegu procesu, wygenerowane zestawienie albo wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie obejmuje wszystkie zasoby systemu. Możliwe jest odnalezienie dowolnych fraz występujących w treści, tematach, słowach kluczowych i komentarzach – zarówno dokumentów z repozytorium, jak i procesów, aktualności oraz zapisów kalendarza.

Alternatywne struktury repozytorium

Dostęp do dokumentów może być realizowany na wiele sposobów – jednym z nich jest utworzenie alternatywnej struktury repozytorium. Struktura alternatywna jest zbudowana z tych samych lokalizacji co repozytorium, lecz według innej koncepcji, która pomaga użytkownikom dotrzeć do informacji w szczególnych sytuacjach.

Kolekcje

Dokumenty z dowolnych folderów repozytorium mogą być łączone w zbiory zwane kolekcjami. Dzięki niezależnym uprawnieniom do kolekcji, dokument niedostępny dla konkretnego użytkownika z racji lokalizacji, może stać się dla niego osiągalny poprzez kolekcję.

Korekty

Dokumenty zgromadzone w repozytorium mogą podlegać korygowaniu. Ascent.DBI umożliwia prowadzenie ewidencji wszystkich zmian, z przechowywaniem dokumentów sprzed korekty włącznie.

Informacja o nowych dokumentach

W momencie umieszczenia dokumentu w konkretnej lokalizacji repozytorium, system może wysłać zawiadomienie do osób zainteresowanych przez e-mail lub SMS lub uruchomić zdefiniowany wcześniej proces dystrybucji dokumentu.

Portal informacyjny

Obszar Office to także dystrybucja informacji publicznej. System zarządzania aktualnościami daje możliwość przygotowania informacji dla użytkowników, z uwzględnieniem rangi dostępu. Po zadeklarowanym czasie wiadomości trafiają do archiwum, do którego może sięgnąć każdy uprawniony użytkownik.

Portal integracyjny

Ascent.DBI pozwala pobierać informacje z zewnętrznych źródeł danych. W praktyce oznacza to możliwość generowania raportów w oparciu o dokumenty umieszczone w innych systemach informatycznych – bez utraty narzędzi dostępnych w Ascencie.

Kalendarz

Istotnym modułem systemu jest Kalendarz – środowisko, w którym za pomocą wygodnego interfejsu użytkownik może rejestrować notatki i polecenia dla siebie oraz podległych mu użytkowników. Dzięki temu można stworzyć proces przepływu informacji pomiędzy planistą a wykonawcą.